Tus proveedores de boda, controlados sin Excel

Todo lo que necesitas para gestionar a tus proveedores

De la primera consulta a la última factura, sin perder nada por el camino

Una boda media en España contrata entre 8 y 14 proveedores: lugar, catering, fotógrafo, vídeo, música, floristería, decoración, vestido, traje, alianzas, transporte, peluquería y maquillaje, animación infantil y más. Cada uno trae su propio circuito: visita, presupuesto, contrato, señal, pagos parciales y saldo final. Sin un sistema, lo normal es que algo se pierda.

El error más frecuente es mezclar canales: catering por WhatsApp, fotografía por email, floristería en una libreta. Cuando hace falta consultar un detalle (¿qué incluía exactamente el menú?, ¿en qué fecha vence el segundo pago?), recuperarlo cuesta una hora de scroll. Multiplica eso por 10 proveedores y entiendes por qué el 70% de las parejas reporta estrés alto en los 3 meses previos.

Planivia ataca el problema desde la raíz: cada proveedor tiene su ficha, con contacto, presupuestos guardados, contratos enlazados, calendario de pagos y notas. Cuando contratas, el importe se refleja en tu presupuesto general. Cuando se acerca un vencimiento, recibes recordatorio. Tú decides; el sistema se encarga de no perder nada.

Categorías típicas y cuándo contratarlas

• Lugar y catering — 12-18 meses antes. Es lo primero porque condiciona fecha, aforo y presupuesto del resto.
• Fotografía y vídeo — 9-12 meses antes. Los buenos profesionales se reservan con mucha antelación, sobre todo en temporada alta.
• Música y DJ — 6-9 meses antes. Define ambiente: grupo en directo para ceremonia/cóctel, DJ para fiesta.
• Floristería y decoración — 4-6 meses antes. Coordinada con el lugar y el estilo elegido.
• Vestido y traje — 6-9 meses antes (vestido), 3-4 meses (traje). Las pruebas requieren tiempo.
• Peluquería y maquillaje — 3-4 meses antes. Reserva prueba 1 mes antes.
• Transporte y otros — 2-3 meses antes. Bus para invitados, coche clásico, animación infantil.

Cómo comparar presupuestos sin volverte loco

Pide siempre 2-3 presupuestos por categoría. No mires solo el precio: compara qué incluye cada uno (tiempo de cobertura, número de fotos editadas, kilometraje, IVA). Planivia te permite guardar los presupuestos en la ficha del proveedor y verlos lado a lado, con un campo de notas para apuntar lo que NO incluye cada oferta. La decisión es tuya, pero la información está clara.

Contratos y señales: lo que nadie te cuenta

El contrato debe especificar: servicio exacto, fecha y horarios, importe total, calendario de pagos, política de cancelación y qué pasa si llueve (si es relevante). La señal típica es 20-30%; el segundo pago, 30-40% al firmar; saldo final 5-15 días antes de la boda. Guarda PDF firmado en la ficha del proveedor en Planivia para tenerlo a mano si surge una discrepancia el día previo.

Conexión con el presupuesto general

Cada proveedor contratado actualiza tu presupuesto general en tiempo real. Si te pasas del límite por categoría (catering, fotografía, etc.), recibes alerta. Así evitas el clásico problema de descubrir en mes 8 que llevas comprometido un 30% más de lo planeado.